Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

przez Fundację Rozwoju Informatyki z siedzibą w Warszawie, przy ul. Topiel 21 lok. 1, 00-342 Warszawa,
w związku z organizacją Olimpiady Informatycznej.

Zgodnie z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako „RODO”), informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych gromadzonych i przetwarzanych w związku z organizacją Olimpiady Informatycznej jest Fundacja Rozwoju Informatyki z siedzibą w Warszawie, przy ul. Topiel 21 lok. 1, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000025627 przez Sąd rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy– Organizator Olimpiady Informatycznej.

2. Do realizacji Olimpiady Organizator powołał Komitet Główny Olimpiady Informatycznej, oraz nawiązał współpracę z Wydziałem Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego, Instytutem Informatyki Uniwersytetu Wrocławskiego, Katedrą Algorytmiki Uniwersytetu Jagiellońskiego, Wydziałem Matematyki i Informatyki Uniwersytetu im. Mikołaja Kopernika w Toruniu, Wydziałem Automatyki, Elektroniki i Informatyki Politechniki Śląskiej w Gliwicach, Wydziałem Informatyki i Telekomunikacji Politechniki Poznańskiej, Wydziałem Informatyki Politechniki Białostockiej, Wydziałem Elektroniki, Telekomunikacji i Informatyki Politechniki Gdańskiej, Ośrodkiem Edukacji Informatycznej i Zastosowań Komputerów w Warszawie, a także z innymi środowiskami akademickimi, zawodowymi i oświatowymi działającymi w sprawach edukacji informatycznej, którym powierzył zadania określone w Regulaminie Olimpiady w zakresie przeprowadzenia zawodów Olimpiady Informatycznej oraz powierzył przetwarzanie w jego imieniu danych osobowych na podstawie art. 28 RODO w związku z § 9 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 29 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji oraz sposobu przeprowadzania konkursów, turniejów i olimpiad (t. jedn. Dz.U. 2020 poz. 1036 ze zm.).

3. W związku z organizacją zawodów Olimpiady Informatycznej Administrator oraz Komitet Główny Olimpiady Informatycznej i powołane przez niego Komitety Okręgowe działające w imieniu Administratora danych zbierają i przetwarzają dane osobowe:

Uczniów – uczestników zawodów Olimpiady Informatycznej
w celu:

1. udziału w zawodach ogólnopolskiej Olimpiady Informatycznej – art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. e RODO, w związku z brzmieniem § 9, § 13 i § 16 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 29 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji oraz sposobu przeprowadzania konkursów, turniejów i olimpiad, a także w związku z treścią Regulaminu Olimpiady Informatycznej, wyłaniania i zgłaszania uczniów na międzynarodowe zawody informatyczne – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

2. ogłaszania i publikowania wyników Olimpiady m.in. ustnie w trakcie zawodów oraz na stronach internetowych i portalach społecznościowych – art. 6 ust. 1 lit. a, lit. e oraz lit. f RODO

3. wydawania zaświadczeń o udziale w zawodach wydawanych przez komisję lub komitet organizujący dany etap zawodów – art. 6 ust. 1 lit. c RODO; przyznawania nagród za wyniki uzyskane podczas zawodów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

4. prowadzenia i przechowywania dokumentacji zawodów – art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO;

5. zapewnienia warunków logistycznych do przeprowadzenia zawodów II i III stopnia oraz sprawowania opieki nad uczestnikami, w tym w zakresie zakwaterowania oraz wyżywienia na czas zawodów, a także przejazdów podczas trwania zawodów i organizacji zajęć kulturalno-sportowych – art. 6 ust. 1 lit. e i lit. f RODO;

6. zapewnienia warunków logistycznych do przeprowadzenia zawodów międzynarodowych oraz sprawowania opieki nad zawodnikami, w tym w zakresie dojazdów, zakwaterowania, wyżywienia oraz ubezpieczenia na czas wyjazdu - art. 6 ust. 1 lit. e i lit f RODO;

7. prowadzenia rozliczeń finansowych oraz składania sprawozdań merytorycznych i finansowych do Ministerstwa Edukacji i Nauki – art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO;

8. prowadzenia działań promocyjnych upowszechniających wiedzę o Olimpiadzie Informatycznej oraz o osiągnięciach jej uczestników m.in. poprzez rozpowszechnianie informacji w mediach, w tym w mediach społecznościowych, na stronach internetowych organizatora, instytucji nadrzędnych oraz sponsorów, darczyńców, jednostek publicznych i innych podmiotów, wydawanie biuletynów i publikacji okolicznościowych – art. 6 ust. 1 lit. a, lit. e oraz lit. f RODO;

9. udostępniania informacji organom publicznym na ich prawnie uzasadnione żądanie – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10. wszelkiego rodzaju innej działalności związanej z wykonywaniem obowiązków nałożonych przez obowiązujące przepisy prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

Dane osobowe Uczestnika zawodów pozyskane przez Administratora w związku z uczestnictwem w zawodach Olimpiady Informatycznej przetwarzane są przez następujący okres:

11. przez czas trwania danej edycji Olimpiady, tzn. okres bezpośrednio poprzedzający udział
w zawodach, w trakcie trwania zawodów oraz po ich zakończeniu, przez okres niezbędny
do wykonania przez Administratora obowiązków wynikających z umowy z Ministerstwem Edukacji i Nauki i z przepisów prawa, w tym przez wymagany prawem okres przechowywania dokumentacji;

12. do czasu zakończenia działań mających na celu promowanie i upowszechnianie wiedzy
o Olimpiadzie Informatycznej – do momentu cofnięcia zgody lub wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu.

Podanie danych osobowych obligatoryjnie wymaganych w formularzu uczestnictwa jest warunkiem udziału w zawodach. Udostępnienie przez Uczestnika danych osobowych w zakresie wykraczającym poza wskazany jako obligatoryjny w formularzu jest dobrowolne, jednak ich podanie może być konieczne do prawidłowego przebiegu zawodów. Uczestnikowi przysługuje prawo do odmowy udostępnienia danych w zakresie wykraczającym poza dane niezbędne do zagwarantowania jego udziału w zawodach Olimpiady Informatycznej oraz zawodów międzynarodowych.

Rodziców (opiekunów prawnych) uczestników zawodów Olimpiady Informatycznej w celu:

1. wykonania przez Administratora obowiązków określonych przepisami prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym w imieniu niepełnoletniego uczestnika Olimpiady decyzje podejmuje rodzic (opiekun prawny). Podanie danych osobowych w postaci imienia, nazwiska oraz własnoręcznego podpisu jest w tym przypadku obligatoryjne.

Nauczyciela przygotowującego ucznia do udziału w zawodach Olimpiady Informatycznej oraz opiekuna naukowego
w celu:

1. wykonania przez Administratora obowiązków określonych przepisami prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z brzmieniem § 16 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 29 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji oraz sposobu przeprowadzania konkursów, turniejów i olimpiad, zobowiązującego Komitet do gromadzenia dokumentacji dotyczącej Olimpiady, w tym listy laureatów i nauczycieli, którzy przygotowali ucznia do Olimpiady;

2. wyróżnienia nauczycieli lub opiekunów naukowych, którzy przygotowali uczniów – finalistów do zawodów Olimpiady - art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

3. nadzoru nad przebiegiem każdego etapu zawodów i sporządzenia dokumentacji z przebiegu danego etapu – art. 6 ust. 1 lit. c, lit. e oraz lit. f RODO;

4. przygotowania warunków logistycznych do przeprowadzenia zawodów II i III etapu, w tym w zakresie zakwaterowania oraz wyżywienia na czas zawodów, przejazdów podczas zawodów oraz organizacji zajęć kulturalno-sportowych – art. 6 ust. 1 lit f RODO;

5. ogłaszania i publikowania listy nagrodzonych nauczycieli i opiekunów naukowych m.in. ustnie na uroczystości zakończenia zawodów oraz na stronach internetowych i portalach społecznościowych – art. 6 ust. 1 lit. e oraz lit. f RODO;

6. przyznawania nagród okolicznościowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

7. prowadzenia rozliczeń finansowych oraz składania sprawozdań merytorycznych i finansowych do Ministerstwa Edukacji i Nauki – art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO;

8. prowadzenia działań promocyjnych upowszechniających Olimpiadę Informatyczną, w tym współpraca ze szkołami i nauczycielami informatyki w celu upowszechnienia Olimpiady, a także promowanie osiągnięć uczniów oraz szkół i nauczycieli przygotowujących uczniów do Olimpiady – art. 6 ust. 1 lit. a, lit. e oraz lit. f RODO

9. udostępniania informacji organom publicznym na ich prawnie uzasadnione żądanie – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10. wszelkiego rodzaju innej działalności związanej z wykonywaniem obowiązków nałożonych przez obowiązujące przepisy prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane osobowe Nauczyciela pozyskane przez Administratora przetwarzane są przez następujący okres:

1. przez czas trwania danej edycji Olimpiady oraz po jej zakończeniu, przez okres niezbędny do wykonania przez Administratora obowiązków wynikających z umowy zawartej z Ministerstwem Edukacji i Nauki i z przepisów prawa, w tym przez wymagany prawem okres przechowywania dokumentacji;

2. do czasu zakończenia działań mających na celu promowanie i upowszechnianie wiedzy o Olimpiadzie Informatycznej oraz o osiągnięciach jej uczestników – do momentu cofnięcia zgody lub wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu.

Podanie danych osobowych wymaganych na podstawie § 16 Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 29 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji oraz sposobu przeprowadzania konkursów, turniejów i olimpiad oraz w związku z treścią Regulaminu Olimpiady Informatycznej jest obligatoryjne. Udostępnienie przez Nauczyciela danych osobowych w zakresie wykraczającym poza wyżej wskazany jest dobrowolnie, jednak ich podanie może być konieczne do prawidłowej organizacji zawodów. Każdemu przysługuje prawo do odmowy udostępnienia danych w zakresie wykraczającym poza dane niezbędne do organizacji zawodów Olimpiady Informatycznej.

4. Osoba, której dane osobowe są przetwarzane w związku z organizacją Olimpiady Informatycznej, ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także do przenoszenia danych oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Odpowiednie żądanie należy skierować na wskazany w pkt 6 adres e-mail.

5. Każdemu przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeśli jego dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub lit. f RODO. Odpowiednie żądanie należy skierować na wskazany w pkt 6 adres email.

6. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Organizatora należy kontaktować się pod adresem email: iod@fri.edu.pl lub pocztą tradycyjną na adres Komitetu Głównego Olimpiady Informatycznej z siedzibą w Warszawie przy ul. Nowogrodzkiej 73, 02-006 Warszawa.

7. Każdemu przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie przetwarzania danych osobowych z naruszeniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) oraz wszelkich innych regulacji krajowych służących stosowaniu Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

8. Dane osobowe Uczestników zawodów i Nauczycieli mogą zostać ujawnione podmiotom, z którymi zostały zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (m.in. obsługa księgowa) lub którym powierzono przetwarzanie na innej podstawie prawnej, a także innym odbiorcom w zakresie niezbędnym do organizacji zawodów Olimpiady Informatycznej oraz zawodów międzynarodowych. Dane mogą być przekazywane w związku z prawnie uzasadnionym interesem Administratora oraz udostępniane podmiotom publicznym, na ich prawnie uzasadnione żądanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Odbiorcami danych mogą być w szczególności: Ministerstwo Edukacji i Nauki, Kuratoria Oświaty, lokalni organizatorzy w zakresie infrastruktury zawodów II i III etapu, podmioty obsługujące obiekty będący miejscem zakwaterowania na czas zawodów, podmioty trzecie prowadzące działania w celu promowania Olimpiady Informatycznej i upowszechniania wiedzy o Olimpiadzie, darczyńcy i sponsorzy Olimpiady Informatycznej.

9. Dane osobowe Uczestników zawodów i Nauczycieli nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.